Política de privacidad

Kronym es un software para gestionar y dar seguimiento a procesos de contratación pública del Sistema Oficial de Contratación Pública (SOCE). Esta política explica qué datos personales tratamos cuando usas el sitio kronym.com y la aplicación Kronym, para qué los usamos, con quién los compartimos y cómo puedes ejercer tus derechos según la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador.

Responsable del tratamiento

AUTOMATIZACION Y ROBOTICA AIBOT S.A.S., compañía constituida en Ecuador con RUC 1391921233001 y domicilio en Manta, calle 114 entre Av. 113 y calle 110, es la responsable de los datos que se tratan en Kronym. Para cualquier tema de privacidad escríbenos a soporte@kronym.com.

Contacto del responsable: teléfono +593 98 768 6470, correo luis.narea@aibot.ec.

Qué datos tratamos

• Datos de tu cuenta: nombre, apellido, correo electrónico, número de celular, la organización a la que perteneces, tu rol y tu grupo de usuarios.
• Procesos que sigues: la información pública de cada proceso en el SOCE (código, entidad, objeto, presupuesto, cronograma, estados, participantes y archivos), y lo que tu equipo agrega en Kronym: notas, etiquetas, campos personalizados, adjuntos y documentos generados.
• Credenciales del SOCE: solo si las registras para usar las funciones que ingresan al portal por ti. Se guardan cifradas en un almacén de secretos y en el almacenamiento seguro de tu equipo, y se usan únicamente para esas funciones.
• Datos técnicos de la app: versión de Kronym, sistema operativo, registros de errores y los identificadores necesarios para enviarte notificaciones push.
• Historial de avisos: a quién se envió cada aviso por correo, notificación push o WhatsApp, cuándo y si fue entregado.
• Solicitud de demostración: los datos que escribes en el formulario de kronym.com (razón social, RUC, provincia, cantón, nombre, cargo, correo, teléfono y cómo nos conociste), junto con la dirección IP, el país y el navegador desde donde lo enviaste.
• Navegación en kronym.com: páginas visitadas, clics y ubicación aproximada, medidos con Google Analytics, y una cookie que recuerda durante 60 días el enlace de un aliado si llegaste por uno.
• Datos que entrega tu organización: si un administrador de tu organización crea tu cuenta, es él quien registra tu nombre, correo y celular.
• Datos de terceros publicados en el SOCE: los procesos incluyen nombres, RUC y ofertas de los proveedores participantes tal como el SOCE los publica. Kronym los toma solo de esa fuente pública.

Todos estos datos se guardan en las bases de datos de Kronym, alojadas en Supabase.

Para qué los usamos

• Darte acceso a Kronym y prestar el servicio que contrató tu organización.
• Avisarte de cambios de estado y de cronograma en los procesos que sigues.
• Darte soporte, resolver errores y mantener la seguridad del servicio.
• Administrar la suscripción y las licencias de tu organización.
• Responder tu solicitud de demostración.
• Entender cómo se usa kronym.com para mejorarlo.

No vendemos tus datos, no los usamos para publicidad de terceros y no los compartimos con nadie fuera de los proveedores que se listan más abajo.

Base legal

• Contrato de servicio con tu organización: la cuenta, los procesos, las credenciales del SOCE, los avisos por correo, el soporte y la suscripción.
• Tu consentimiento: los avisos por WhatsApp, las notificaciones push, la solicitud de demostración y la medición de kronym.com.
• Interés legítimo: los registros de errores y de seguridad que mantienen el servicio funcionando.
• Obligación legal: lo que exijan la ley tributaria o una autoridad.

Cómo los tratamos

Recogemos, registramos, almacenamos, consultamos, usamos y eliminamos tus datos, y los comunicamos a los proveedores que se listan más abajo, solo para las finalidades de esta política. No los usamos para otras finalidades ni para tratamientos posteriores distintos de estos.

Avisos por WhatsApp

Kronym te envía avisos por WhatsApp solo si los activas en la configuración de la app. Son mensajes informativos sobre los procesos que sigues, sin publicidad, y se envían a través de WhatsApp Business de Meta. Para dejar de recibirlos responde BAJA a cualquier aviso o desactívalos en Kronym. Guardamos la fecha en que los activaste como constancia de tu consentimiento.

Inteligencia artificial

Las funciones de inteligencia artificial de Kronym se ejecutan en tu equipo, sin enviar tus documentos a terceros. La única excepción es la generación de proformas desde una plantilla: para esa función, Kronym envía a Anthropic (el proveedor del modelo Claude) los documentos del proceso y la plantilla que elegiste. Según sus condiciones comerciales, Anthropic no usa esos datos para entrenar sus modelos.

Ese tratamiento es automatizado: la inteligencia artificial lee los documentos del proceso para extraer datos y armar documentos. No evalúa a personas ni toma decisiones sobre ellas. Kronym no elabora perfiles ni toma decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre ti.

Con quién compartimos los datos

Trabajamos con proveedores que tratan datos por cuenta nuestra y solo para prestar el servicio:

• Supabase y Amazon Web Services: base de datos, almacenamiento de archivos y funciones del servidor.
• Resend: envío de correos.
• Google Firebase: notificaciones push.
• Meta (WhatsApp Business): avisos por WhatsApp, si los activas.
• Anthropic: generación de proformas desde plantilla.
• Sentry: registro de errores de la app.
• Vercel y Google Analytics: publicación y medición de kronym.com.

Dentro de tu organización, los demás usuarios ven los procesos, notas y etiquetas según los permisos y grupos que defina su administrador. También entregaremos datos a una autoridad cuando una ley o una orden judicial lo exija.

Transferencia internacional

Varios de estos proveedores guardan los datos en servidores ubicados fuera del Ecuador, principalmente en Estados Unidos. Solo trabajamos con proveedores que ofrecen garantías contractuales y técnicas de protección de datos, recogidas en sus acuerdos de tratamiento de datos.

Si no entregas tus datos o son incorrectos

Tu nombre y tu correo son necesarios para crear tu cuenta; sin ellos no puedes usar Kronym. El celular solo hace falta para los avisos por WhatsApp, y las credenciales del SOCE solo para las funciones que ingresan al portal por ti. Si un dato es incorrecto, los avisos pueden no llegarte o llegar a otra persona: corrígelo en Kronym o pídenos que lo hagamos.

Cuánto tiempo los conservamos

Conservamos los datos solo el tiempo necesario para cada finalidad:

• Cuenta y procesos: mientras tu organización tenga una suscripción activa. Cuando termina, los eliminamos o anonimizamos en un plazo de 90 días, y desaparecen de las copias de seguridad en los 30 días siguientes.
• Registros de errores de la app: 90 días.
• Historial de avisos: 12 meses.
• Solicitudes de demostración: 24 meses desde el último contacto.
• Datos de navegación en Google Analytics: 14 meses.

Si una ley nos obliga a guardar algún dato más tiempo, lo guardamos solo para ese fin.

Cómo protegemos los datos

Toda la comunicación viaja cifrada. Cada organización solo puede ver sus propios datos, las credenciales del SOCE se guardan cifradas y el acceso interno a los datos está limitado a las personas que lo necesitan para dar soporte. Si una vulneración de seguridad afecta tus datos, te lo comunicaremos y la notificaremos a la Superintendencia de Protección de Datos Personales, como manda la ley.

Cookies

kronym.com usa las cookies de Google Analytics para medir las visitas y una cookie que recuerda durante 60 días el enlace de un aliado. Puedes bloquearlas o borrarlas desde tu navegador; el sitio sigue funcionando igual.

Tus derechos

Tienes derecho al acceso, la rectificación y actualización, la eliminación, la oposición, la anulación, la limitación del tratamiento y la portabilidad de tus datos, y a no ser objeto de una decisión basada solo en valoraciones automatizadas. También puedes revocar en cualquier momento el consentimiento que nos diste, sin que eso afecte lo tratado antes.

Escríbenos a soporte@kronym.com desde el correo de tu cuenta, diciendo qué derecho quieres ejercer; te responderemos en un plazo máximo de 15 días. Para la portabilidad te entregamos tus datos en un archivo estructurado y de uso común (CSV o JSON).

Si no quedas conforme con nuestra respuesta, puedes presentar un reclamo ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales, en spdp.gob.ec.

Menores de edad

Kronym es un servicio para organizaciones y no está dirigido a menores de 18 años.

Cambios a esta política

Si cambiamos esta política, publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha. Si el cambio es importante, también lo avisaremos en Kronym o por correo.